Дубликат документов: Дубликат документа это \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

Дубликат документа это \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс

]]>

Подборка наиболее важных документов по запросу Дубликат документа это (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Судебная практика: Дубликат документа это Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2019 год: Статья 11 «Права и обязанности страховщиков» Федерального закона «Об основах обязательного социального страхования»
(Юридическая компания «TAXOLOGY»)ФСС РФ отказал обществу в принятии к зачету расходов, произведенных на выплату страхового обеспечения, поскольку общество не представило документы, подтверждающие наступление страхового случая, — листки нетрудоспособности и справки о рождении детей. Суд установил, что необходимые документы отсутствуют по причине хищения сейфа из помещения общества (обществом было представлено постановление о возбуждении уголовного дела, заверенная органами полиции опись украденных документов, запрос в органы полиции о результатах расследования, копия постановления о приостановлении предварительного следствия). В связи с этим суд истребовал дубликаты документов у медицинского учреждения и отдела службы записи актов гражданского состояния. Получив необходимые документы и пояснения, суд пришел к выводу, что факты наступления страховых случаев подтверждены. Таким образом, отказ Фонда в возмещении расходов неправомерен. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 432 «Перерыв и восстановление срока предъявления исполнительного документа к исполнению» ГПК РФ
(ООО юридическая фирма «ЮРИНФОРМ ВМ»)Восстанавливая срок для предъявления исполнительного документа к исполнению, суд правомерно выдал дубликат исполнительного листа, исходя из положений статьи 432 ГПК РФ и установив, что исполнительный лист был своевременно предъявлен взыскателем к исполнению, исполнительное производство было окончено, учитывая факт утраты подлинника исполнительного документа при пересылке из службы судебных приставов-исполнителей, а также то, что заявителем предприняты все возможные меры по розыску исполнительного документа, при этом с заявлением о выдаче дубликата взыскатель обратился в месячный срок с того момента, когда ему стало известно об утрате; доказательств исполнения заочного решения суда в материалах дела не имеется.

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Дубликат документа это Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Статья: Нестандартные реквизиты
(Мартюшев И.А.)
(«Делопроизводство», 2021, NN 1, 2)Реквизит «Отметка о дубликате». В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 дубликат документа — это повторный экземпляр подлинника документа . Необходимость в издании дубликата документа возникает, как правило, в случае если подлинник документа утерян либо испорчен (например, имеет повреждения, препятствующие визуальному восприятию информации). Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
Готовое решение: Дубликат счета-фактуры
(КонсультантПлюс, 2021)Продавец может оформить дубликат счета-фактуры, например, в случае, если покупатель утерял его оригинал. Ведь дубликат — это дополнительный экземпляр подлинника документа (пп. 22 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Нормативные акты: Дубликат документа это

дубликат документа — это… Что такое дубликат документа?

• дубликат выборки
• дубликат катры

Смотреть что такое «дубликат документа» в других словарях:

• дубликат документа — Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. [ГОСТ Р 51141 98] дубликат документа Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, имеющий юридическую силу. [ОАО… …   Справочник технического переводчика

• Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу;… Источник: Постановление ЦИК России от 15.12.2010 N 231/1514 5 Об Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации …   Официальная терминология

• дубликат документа — 28 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

• Дубликат — (лат. duplicatus  «удвоенный»)  копия, второй или следующий экземпляр документа, предмета. Цель изготовления  замена подлинника. При определённых условиях иногда требуется не один, а несколько идентичных экземпляров вещи… …   Википедия

• ДУБЛИКАТ — (от франц. donble, лат., duplex двойной). Акт или вообще какая либо бумага, представляющая точное повторение другой и отправляемая на случай её утраты. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. ДУБЛИКАТ 1)… …   Словарь иностранных слов русского языка

• ДУБЛИКАТ — второй или следующий экземпляр какого либо письменного до кумента, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Цель изготовления ДУБЛИКАТА замена подлинного документа, не обходимая в тех случаях, когда при совершении… …   Финансовый словарь

• дубликат — Экземпляр документа, имеющий одинаковую юридическую силу с первым.

  Дубликатом является второй либо третий экземпляры документа с теми же подписями и печатями, что и первый. Он имеет ту же юридическую силу, что и первый экземпляр. В случае… …   Справочник технического переводчика

• ДУБЛИКАТ — (от лат. duplicatio удвоение) второй или следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий (в отличие от копии) одинаковую с подлинником юридическую силу. Изготовляется в случаях, когда подлинный документ может получить только одна… …   Юридический словарь

• Дубликат — (от лат. duplicatus удвоенный) второй или следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий в отличие от копии одинаковую с подлинником юридическую силу. Изготовляется в случаях, когда подлинный документ может получить только одна из …   Российская энциклопедия по охране труда

• Дубликат — (от лат. duplicatus удвоенный; англ. duplicate) второй и каждый следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий, в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Д. изготавливается с целью замены подлинного документа …   Энциклопедия права

• ДУБЛИКАТ — (от лат. duplicatio удвоение) второй или следующий экземпляр какого либо письменного документа, имеющий в отличие от копии, одинаковую с подлинником юридическую силу. Д. изготовляется в случаях, когда подлинный документ может получить только один …   Юридическая энциклопедия

Утвержден список документов, на которые можно оформить электронный дубликат

https://ria.ru/20211029/dublikat-1756813239.html

Утвержден список документов, на которые можно оформить электронный дубликат

Утвержден список документов, на которые можно оформить электронный дубликат — РИА Новости, 29.10.2021

Утвержден список документов, на которые можно оформить электронный дубликат

Правительство утвердило список документов, по которым можно получить электронные дубликаты, сообщается на сайте кабмина. РИА Новости, 29.10.2021

2021-10-29T11:20

2021-10-29T11:20

2021-10-29T12:20

общество

правительство рф

михаил мишустин

россия

/html/head/meta[@name=’og:title’]/@content

/html/head/meta[@name=’og:description’]/@content

https://cdnn21. img.ria.ru/images/07e5/05/13/1732991075_0:24:2001:1149_1920x0_80_0_0_fbf6610ba73345df5d9f0f07b7d2ed5f.jpg

МОСКВА, 29 окт — РИА Новости. Правительство утвердило список документов, по которым можно получить электронные дубликаты, сообщается на сайте кабмина.»С 1 июля 2022 года в многофункциональных центрах государственных и муниципальных услуг можно будет оформить электронные дубликаты бумажных документов. Перечень таких документов и порядок их оформления своим постановлением утвердил председатель правительства Михаил Мишустин», — говорится в публикации.В списке — военный билет; удостоверения и документы, подтверждающие право на получение соцподдержки, сведения о доходах; свидетельство об усыновлении; различные медсправки и судебные решения.»Также в перечне — документы об образовании и квалификации (в том числе выданные за рубежом), свидетельства загс, выданные за пределами России, и их нотариально заверенные переводы на русский язык; документы об инвалидности, полученные за границей», — добавляется в сообщении.

Процедура оформления не займет много времени: сотрудник отсканирует документ, заверит электронной цифровой подписью и вернет владельцу. В течение часа дубликат появится в личном кабинете на портале госуслуг, храниться он будет бессрочно.

https://ria.ru/20211018/pasporta-1755031878.html

https://ria.ru/20211022/trudovaya-1755876563.html

россия

РИА Новости

[email protected]

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

2021

РИА Новости

[email protected]

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

Новости

ru-RU

https://ria.ru/docs/about/copyright.html

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/

РИА Новости

[email protected]

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

https://cdnn21. img.ria.ru/images/07e5/05/13/1732991075_0:0:1671:1253_1920x0_80_0_0_0431075e79fc6377ef3bc149a5351d8f.jpg

РИА Новости

[email protected]

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

РИА Новости

[email protected]

7 495 645-6601

ФГУП МИА «Россия сегодня»

https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/

общество, правительство рф, михаил мишустин, россия

11:20 29.10.2021 (обновлено: 12:20 29.10.2021)

Утвержден список документов, на которые можно оформить электронный дубликат

МОСКВА, 29 окт — РИА Новости. Правительство утвердило список документов, по которым можно получить электронные дубликаты, сообщается на сайте кабмина.»С 1 июля 2022 года в многофункциональных центрах государственных и муниципальных услуг можно будет оформить электронные дубликаты бумажных документов. Перечень таких документов и порядок их оформления своим постановлением утвердил председатель правительства Михаил Мишустин», — говорится в публикации.

18 октября, 14:05

В трех российских регионах в 2022 году появятся электронные паспорта

В списке — военный билет; удостоверения и документы, подтверждающие право на получение соцподдержки, сведения о доходах; свидетельство об усыновлении; различные медсправки и судебные решения.

«Также в перечне — документы об образовании и квалификации (в том числе выданные за рубежом), свидетельства загс, выданные за пределами России, и их нотариально заверенные переводы на русский язык; документы об инвалидности, полученные за границей», — добавляется в сообщении.

Процедура оформления не займет много времени: сотрудник отсканирует документ, заверит электронной цифровой подписью и вернет владельцу. В течение часа дубликат появится в личном кабинете на портале госуслуг, храниться он будет бессрочно.

22 октября, 23:21

Электронная трудовая книжка: плюсы и минусы перехода на «цифру»

Новости — Правительство России

Постановление от 25 октября 2021 года №1818

Документ

• Постановление от 25 октября 2021 года №1818

С 1 июля 2022 года в многофункциональных центрах государственных и муниципальных услуг можно будет оформить электронные дубликаты бумажных документов. Перечень таких документов и порядок их оформления своим постановлением утвердил Председатель Правительства Михаил Мишустин.

Всего в перечне – 19 документов. В их числе – военный билет, удостоверения и документы, подтверждающие право на получение социальной поддержки, сведения о доходах, свидетельство об усыновлении, различные медицинские справки и судебные решения. Также в перечне – документы об образовании и квалификации (в том числе выданные за рубежом), свидетельства ЗАГС, выданные за пределами России, и их нотариально заверенные переводы на русский язык, документы об инвалидности, полученные за границей.

Сама процедура оформления дубликатов проста. Сотрудник отсканирует документ, заверит электронной цифровой подписью и вернёт владельцу. Затем в течение часа электронный дубликат появится в личном кабинете гражданина на портале госуслуг. Таким образом, при последующем обращении в МФЦ или органы власти гражданину больше не потребуется лично предоставлять оригинал того или иного документа, и ещё больше государственных и муниципальных услуг можно будет оформлять дистанционно.

Электронные дубликаты документов, а также сведения о создании этих дубликатов будут бессрочно храниться в личном кабинете на портале госуслуг.

Расширение функционала МФЦ – один из этапов работы по совершенствованию оказания государственных услуг. На важность этой работы неоднократно обращал внимание Михаил Мишустин. Так, в ходе ежегодного отчёта в Госдуме глава Правительства подчеркнул, что взаимодействие с государственными органами для людей и бизнеса должно быть как можно более удобным.

В России утвердили список документов, для которых можно получить электронный дубликат

© pixabay.com В многофункциональных центрах (МФЦ) государственных и муниципальных услуг можно будет оформить электронные дубликаты 19 бумажных документов. Соответствующее постановление Правительства с перечнем таких документов и порядком их оформления опубликовано в пятницу на сайте кабмина.  Согласно процедуре, сотрудник МФЦ отсканирует документ, заверит его электронной цифровой подписью и вернёт владельцу. После этого электронный дубликат появится в личном кабинете на портале госуслуг.  Какие документы можно будет перевести в электронный вид С 1 июля 2022 года в центрах госуслуг можно будет получить цифровые копии следующих документов: военный билет; свидетельства ЗАГС, выданные за пределами России, и их нотариально удостоверенные переводы на русский язык; свидетельства об усыновлении; документы о трудовой деятельности, трудовом стаже гражданина и оформленные по результатам расследования несчастного случая на производстве либо профессионального заболевания; документы об образовании и квалификации (в том числе выданные за рубежом) и их нотариально заверенные переводы на русский язык; документы об образовании или о квалификации, выдаваемые военными учебными организациями, а также выданные в 1992—1995 годах организациями, осуществляющими образовательную деятельность на российской территории; документы о месте проживания человека до 2015 года включительно, в том числе содержащие информацию о людях, совместно проживающих и зарегистрированных с ним в одном жилом помещении; сведения о расходах гражданина и членов его семьи для назначения субсидий, льгот, пенсий, пособий; судебные решения; документы о государственных и ведомственных наградах, госпремиях и знаках отличия; сведения о доходах; медицинские справки; документы об инвалидности, полученные за границей; документы, подтверждающие право получения социальной поддержки; сведения об обучении заявителя или членов его семьи младше 23 лет в школе, колледже или вузе по очной форме обучения; документы о факте обучения заявителя или членов его семьи младше 23 лет в школе, колледже или вузе по очной форме обучения и неполучении стипендии для расчёта среднедушевого дохода семьи; сведения о лечении более трёх месяцев, вследствие чего временно невозможно осуществлять трудовую деятельность, в период, за который рассчитывается среднедушевой доход семьи; сведения о прохождении военной службу по призыву; сведения о размере единовременного пособия при увольнении с военной службы, службы в учреждениях и органах УИС, ФСБ, госохраны, МВД, таможенных органах, Росгвардии, органах принудительного исполнения, Главном управлении спецпрограмм Президента РФ и иных органов, связанной с правоохранительной деятельностью. Зачем переводить документы в электронный вид  МФЦ будут передавать электронные дубликаты в органы государственных и муниципальных услуг. Такие дубликаты позволят оформлять больше государственных услуг онлайн, а при обращении в органы власти оригинал необходимого документа больше не потребуется. Ранее глава кабмина Михаил Мишустин указывал, что конечная цель всех преобразований в этой сфере — создать проактивную систему госуслуг, которая избавит людей от сбора справок и других бумаг. В мае Правительство внесло в Госдуму законопроект, регулирующий порядок перевода бумажных документов в электронные с сохранением их юридической значимости. Проектом, в частности, регламентируется ряд процедур, связанных с переводом документа на бумажном носителе в электронный вид и наоборот, а также со сменой формата электронного документа. 3131

Получение дубликатов документов об образовании

​​​​​​​​​​​​​Порядок получения дубликатов документов об образовании и (или) квалификации для выпускников Московского государственного университета экономики, статистики информатики (МЭСИ)

Выпускники МЭСИ, обучавшиеся в филиалах МЭСИ, по вопросам получения дубликатов документов об образовании должны обращаться в свои филиалы.

Для получения дубликата документа необходимо:

1. Написать заявление на имя ректора ФГБОУ ВО «РЭУ им. Г.В. Плеханова»(Шаблон заявления на выдачу дубликата документа об образовании.doc​):

• Фамилия, имя, отчество (полностью, разборчиво). В случае изменения ФИО после окончания обучения дополнительно указать Ф.И.О., на которые выдавался диплом.
• Адрес по месту регистрации с почтовым индексом;
• Контактный телефон и адрес электронной почты;
• Год окончания МЭСИ;
• Факультет/учебный институт, специальность
   

2. К заявлению приложить:

• В случае утраты документа: справку из органов внутренних дел, подтверждающих утрату подлинника диплома в случае, например, кражи, либо справка из органов МЧС России об утрате подлинника в случае, например, пожара и т.д.
• В случае смены ФИО: документ, подтверждающий смену ФИО (свидетельство о браке/расторжении брака + копию паспорта)
• В случае обнаружения в документе ошибок: указать в заявлении на ошибки и приложить документ, подтверждающий необходимость внесения изменений. Например, если ошибка в дате рождения, приложить копию странички паспорта.
• В случаях смены ФИО и обнаружения ошибок необходимо приложить оригинал документа, подлежащего замене.  

3. Заявление и документы необходимо передать в Отдел документационного обеспечения РЭУ имени Г.В. Плеханова лично г. Москва, Стремянный переулок, д. 38, корпус 5 , кабинет 213 или направить по почте: Российская Федерация, 117997, Москва, Стремянный переулок, д.36 с указанием «Для Центра информационно-документационного сопровождения обучающихся».  

Срок оформления дубликатов документов – 30 дней с даты регистрации заявления.

Документы выдаются заявителю лично при наличии паспорта или доверенному лицу (на основании нотариально оформленной доверенности) при наличии паспорта.​

Выдача дубликата правоустанавливающего документа на недвижимое имущество

Уважаемые граждане Республики Казахстан!

 

Для предотвращения распространения коронавирусной инфекции в Республике Казахстан оказание услуг на бумажных носителях возможно через онлайн бронирование в ЦОНах на период карантина.

Государственные услуги можно получить онлайн на портале «электронного правительства», мобильном приложении Egov Mobile и Telegram-bot EgovKzBot2.0

Как получить услугу онлайн

1. Авторизоваться на портале и перейти по кнопке «Заказать услугу онлайн».
2. Заполнить заявление на веб-портале «электронного правительства».
3. При общедолевой и общесовсеместной собственности получить электронное согласие других собственников, супруга/супруги в течении 3 календарных дней.
4. Произвести оплату, перейдя по кнопке «Оплатить» на страницу Платежного шлюза «электронного правительства».
5. • Выбрать способ оплаты (посредством платежных карт любого банка либо лицевого счета в АО ДБ «Сбербанк»). 
   • Ввести данные платежной карты/лицевого счета (номер, ФИО владельца, срок действия и CV-код).
   • По завершению оплаты будет сформирован чек об оплате.Все чеки хранятся в личном кабинете в разделе «История оплаты услуг».
   • Комиссия за проведение оплаты составляет 100 тенге.

6. Заполнить заявку и подписать ее ЭЦП (электронной цифровой подписью) либо при помощи смс-пароля (обязательно иметь регистрацию в базе мобильных граждан).

7. В личном кабинете (в разделе «История получения услуг») ознакомиться с результатами.
8. Получить документ в НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан».

Услуга оказывается по месту регистрации недвижимого имущества, а также получатель услуги должен быть старше 18 лет.

 

Как получить услугу в НАО «Государственная корпорация «Правительство для граждан» (необходимые документы):

1. Заявление;
2. Физическое лицо предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
3. Документ, подтверждающий оплату за выдачу дубликата правоустанавливающего документа.

Иностранные юридические лица представляют легализованную выписку из торгового реестра или другой легализованный документ, удостоверяющий, что иностранное юридическое лицо является юридическим лицом по законодательству иностранного государства, с нотариально засвидетельствованным переводом на государственный и русский языки.

Как сделать копию документа

Обновлено: 31.12.2020, Computer Hope

Чтобы создать копию документа в Microsoft Word, Excel или другой программе, выберите одну из ссылок ниже и следуйте инструкциям.

Microsoft Excel

Microsoft Excel 2010 и более поздние версии

Выполните следующие действия для версии Excel на вашем компьютере.

1. Открыть Microsoft Excel .
2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + O или щелкните вкладку Файл на ленте и щелкните Открыть .
3. Перейдите в то место, где находится документ, который вы хотите продублировать.
4. Щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите Открыть как копию .
5. Откроется новый файл с именем Копия документа , Документ 2 или аналогичный.
6. В новом открывшемся файле щелкните вкладку Файл , затем щелкните Сохранить как .
7. Присвойте документу желаемое имя.
8. Если вы хотите сохранить документ в другой папке или на другом диске, перейдите в это место перед сохранением.
9. Нажмите Сохранить .

Microsoft Excel 2003 и более ранние версии

1. Открыть Microsoft Excel .
2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + O или щелкните Файл в строке меню и щелкните Открыть .
3. Перейдите в то место, где находится документ, который вы хотите продублировать.
4. Щелкните один раз файл, затем в нижней части экрана щелкните стрелку вниз рядом с Открыть .

5. Выберите Открыть как копию .
6. Откроется новый файл с именем Копия документа , Документ 2 или аналогичный.
7. Убедитесь, что вы находитесь в новом открывшемся файле, щелкните Файл в строке меню, затем щелкните Сохранить как .
8. Присвойте документу желаемое имя.
9. Если вы хотите сохранить его в другой папке или на другом диске, перейдите в это место перед сохранением.
10. Нажмите Сохранить .

Microsoft Word

Microsoft Word 2010 и более поздние версии

Выполните следующие действия для версии Word на вашем компьютере.

1. Открыть Microsoft Word .
2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + O или щелкните вкладку Файл на ленте и щелкните Открыть .
3. Перейдите в то место, где находится документ, который вы хотите продублировать.
4. Щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите Открыть как копию .
5. Откроется новый файл с именем Копия документа , Документ 2 или аналогичный.
6. В новом открывшемся файле щелкните вкладку Файл , затем щелкните Сохранить как .
7. Присвойте документу желаемое имя.
8. Если вы хотите сохранить его в другой папке или на другом диске, перейдите в это место перед сохранением.
9. Нажмите Сохранить .

Microsoft Word 2003 и более ранние версии

1. Открыть Microsoft Word .
2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + O или щелкните Файл в строке меню и щелкните Открыть .
3. Перейдите в то место, где находится документ, который вы хотите продублировать.
4. Щелкните один раз файл , затем в нижней части экрана щелкните стрелку вниз рядом с Открыть .

5. Выберите Открыть как копию .
6. Откроется новый файл с именем Копия документа , Документ 2 или аналогичный.
7. Убедитесь, что вы находитесь в новом открывшемся файле, щелкните Файл в строке меню, затем щелкните Сохранить как .
8. Присвойте документу желаемое имя.
9. Если вы хотите сохранить его в другой папке или на другом диске, перейдите в это место перед сохранением.
10. Нажмите Сохранить .

Другие программы

Ниже приведены общие шаги для копирования документа в большинстве других программ.

1. Откройте программу.
2. Нажмите сочетание клавиш Ctrl + O или щелкните Файл в строке меню и щелкните Открыть .
3. Перейдите в то место, где находится документ, который вы хотите продублировать.
4. В новом открывшемся файле щелкните Файл в строке меню, затем щелкните Сохранить как .
5. Присвойте документу желаемое имя.
6. Если вы хотите сохранить его в другой папке или на другом диске, перейдите в это место перед сохранением.
7. Нажмите Сохранить .

Советы и инструменты для устранения повторяющихся файлов

Как профессионалы, большинство из нас имеет хорошо организованные цифровые рабочие файлы. Наши личные файлы? Не так много.

Я не исключение. Мои «профессиональные» файлы очень хорошо организованы, но с моими личными файлами я работаю небрежно. Документы здесь, фотографии там, видео где-то еще.

Помимо локального хранения документов на настольных компьютерах, ноутбуках, планшетах и ​​смартфонах, все больше семей хранят файлы в облачных опциях, таких как Dropbox (см. «Расширение возможностей вашего приложения: онлайн-хранилище / синхронизация: Dropbox и др.») JofA , февраль 2015 г.) при использовании онлайн-систем резервного копирования, таких как CrashPlan (см. «Расширение названия вашего приложения: CrashPlan», JofA , август.2017), чтобы обеспечить защиту от потери файлов. К сожалению, ни одно из решений не решает проблему организации.

Например, мы часто сталкиваемся с кошмаром управления файлами, когда определенный тип документа регистрируется по теме, в то время как исправления или обновления того же документа в конечном итоге сохраняются в другом месте, возможно, по дате, типу или случаю. Это часто приводит к тому, что файлы-дубликаты располагаются по всей вашей «системе».

Цель хорошей системы управления файлами — гарантировать, что вы сможете найти не только нужный файл, но и «самую последнюю и лучшую» версию этого файла.Глобальный поиск, особенно через Dropbox, действительно замечателен, но, конечно, не так хорош, как переход непосредственно к файлу.

Эти пять рекомендаций помогут сохранить доступ к файлам:

• Единое место для всех документов. Поместите все документы в одну «корневую» папку. Моя корневая папка помечена как «Dropbox» и автоматически синхронизируется с облаком.
• Создавать папки в логической иерархии. Думайте о папках верхнего уровня как о выдвижных ящиках вашего цифрового картотечного шкафа.А затем конкретизируйте имена вложенных папок.
• Использовать вложенные папки. Создайте другие папки в этих основных папках по мере необходимости. Например, ваша папка «Банковское дело» может содержать подпапки «2020», «2019» и «2018». Если вы решите использовать ежемесячные вложенные подпапки, подумайте об использовании «01» и «02», так как это обеспечивает более логичную сортировку, чем «Янв» и «Фев». Избегайте сложных, многоуровневых папок. Цель состоит в том, чтобы сгруппировать файлы, а не хранить каждый файл в отдельной папке.
• Файл на ходу. Лучшее время, чтобы решить, куда поместить документ, — это когда вы его создаете. Используйте функцию « Сохранить как », чтобы присвоить ему соответствующее имя и немедленно сохранить его в правильном месте.
• Удалите повторяющиеся файлы. Программа, такая как Ashisoft Duplicate File Finder, , которую я использую, выполняет поиск дубликатов всей вашей системы (локальное облако и ) и представляет их в удобном для вас виде. Вы можете выбрать один из множества вариантов: где сканировать, что сканировать и т. Д.В этой сфере много конкурентов, и, откровенно говоря, ни один из них не намного лучше или хуже остальных. Утилита — но необходимая.

Приложения и веб-сайты для поиска дубликатов файлов: Ashisoft Duplicate File Finder, ashisoft.com; Средство поиска дубликатов файлов Auslogics, auslogics.com; DigitalVolcano Duplicate Cleaner, digitalvolcano.co.uk; dupeGuru, dupeguru.voltaicideas.net; и Easy Duplicate Finder, easyduplicatefinder.com.

Грег Лафоллет, CPA / CITP, CGMA , является стратегическим советником CPA. com, коммерческое предприятие AICPA. Чтобы прокомментировать эту статью или предложить идею для другой статьи, свяжитесь с Джеффом Дрю, старшим редактором JofA , по адресу [email protected] или 919-402-4056.

Как сразу найти и удалить дубликаты документов на Mac | автор: Джейсон Б.

Эта статья покажет вам, как легко и быстро найти и удалить дубликаты документов на Mac. Если на вашем компьютере есть дубликаты документов, вы можете избавиться от них, потому что вам не нужны дубликаты, три или несколько копий одного и того же документа.Лучший способ удалить дубликаты документов с вашего Mac — использовать программу поиска дубликатов документов.

Удалите дубликаты документов на Mac за 3 простых шага

Cisdem Duplicate Finder может искать и удалять повторяющиеся документы , фото , видео , аудио , архивы и другие типы дубликатов на Mac . Как средство поиска дубликатов документов он может предоставить следующие преимущества.

• Найти дубликаты документов (в разных папках) с одинаковым именем
• Найти дубликаты документов с похожими или разными именами
• Найти дубликаты Word, PDF, HTML, обычный текст, RTF и другие типы
• Позволяет одновременно сканировать несколько папок или диски для дубликатов
• Работа с Mac, внешним жестким диском, SD-картой, флешкой и т. д.
• Позволяет легко просматривать документы в приложении.

Шаг 1. Загрузите и установите Cisdem Duplicate Finder. Запустите это.

macOS 10.10 или новее

Перетащите одну или несколько папок или дисков в приложение. Или вы можете добавить папки, щелкнув значок добавления. Нажмите Сканировать .

Шаг 2. После завершения сканирования появится окно результатов. На вкладке Documents вы обнаружите, что все повторяющиеся документы перечислены на левой панели и представлены как повторяющиеся группы.

Есть три режима предварительного просмотра, и вы можете выбрать второй режим, чтобы легко просматривать различные типы документов, такие как документы Word, в окне предварительного просмотра.

Шаг 3. Как только сканирование будет завершено, приложение автоматически выберет дубликаты в каждой группе дубликатов документов, которые вы хотите удалить. В каждой группе один документ останется невыделенным и не будет удален.

Кроме того, приложение также предлагает четыре правила выбора, из которых вы можете выбирать. При необходимости щелкните значок списка в верхнем левом углу окна предварительного просмотра и выберите правило в соответствии с вашими предпочтениями.Кроме того, вы можете вручную выбрать или отменить выбор.

Нажмите кнопку Удалить , чтобы удалить дубликаты документов на вашем компьютере. И они будут перемещены в корзину.

Вы можете выполнить те же действия, чтобы найти и удалить повторяющиеся изображения, электронные таблицы, электронные книги, фильмы, видео, песни, пакеты и т. Д. Загрузите приложение и попробуйте сами.

Советы

Перед тем, как нажать кнопку «Сканировать» на шаге 1, вы можете перейти к настройкам и настроить сканирование и удаление. Например, вы можете изменить метод сканирования.При использовании метода сканирования по умолчанию (содержимое файла) приложение будет сканировать и идентифицировать повторяющиеся документы по содержимому независимо от имени файла.

Функция «Список игнорирования» позволяет исключить определенные папки и типы файлов из сканирования. Например, вы можете настроить сканирование так, чтобы пропускать все документы PDF, добавив расширение файла .pdf в список игнорирования.

Заключение

На Mac очень легко найти и удалить повторяющиеся документы, если вы используете правильное программное обеспечение. Cisdem Duplicate Finder — это больше, чем средство для поиска и удаления дубликатов документов.

• Поддержка всех распространенных типов и форматов файлов, включая документы
• Работа с Mac и внешними запоминающими устройствами
• Удаление дубликатов из фотографий, iPhoto, музыки и iTunes
• Позволяет находить дубликаты в одной папке / диске или в нескольких папках / дисках
• Обеспечивает несколько методов сканирования, режимов предварительного просмотра и методов удаления
• Позволяет просматривать документы, изображения, аудио и видео, не выходя из приложения
• Предлагать несколько правил выбора плюс функция автоматического выбора
• Удалять дубликаты, включая дубликаты документов Word, одним щелчком мыши

macOS 10. 10 или более поздняя версия

Зачем и как искать повторяющиеся файлы

Шаг 1. Узнайте, почему возникают проблемы с дублированием файлов

Есть много проблем, связанных с дублированием файлов:

• Ненужное и избыточное.
• Занять ценное место для хранения.
• Может содержать конфиденциальную информацию и храниться в неуправляемом месте.
• Важные изменения, внесенные в исходный документ, не будут внесены в дубликат, делая его содержимое недействительным и устаревшим.
• Юридические удержания и правила хранения не могут применяться к дубликатам, создающим ответственность.
• Результаты поиска искажены из-за многократного возврата одних и тех же документов.
• Аналитика данных и показатели могут быть искажены из-за переизбытка одной и той же информации.

Найти все дубликаты и взять их под контроль может оказаться непростой задачей. Но это возможно и того стоит.

Шаг 2.

Найдите повторяющиеся файлы

Популярный метод, который мы используем для поиска дубликатов файлов, — хеширование.В процессе хеширования для каждого файла генерируется хэш-код. Хэш-код — это код фиксированной длины, представляющий двоичный источник любой длины.

Вот пример:

9466c304e74cbe6ebb7abf2eab0cf903

Если какой-либо файл имеет тот же хэш-код, что и другой файл, , мы можем быть на 100% уверены, что сравниваемые файлы являются точными копиями.

Шаг 3. Создайте хэш-коды

Хэш-код генерируется путем передачи строки любого размера (содержимого файла) хэш-функции, которая возвращает хеш-значение или код.Хеш-функция обрабатывает строку как байты для генерации кода.

Шаг 4. Найдите те же файлы, даже под другим именем

Хэш файла применяется только к фактическому содержимому. В результатах поиска, показанных ниже, вы увидите, что все 4 файла имеют один и тот же хэш-код, хотя 1 имеет другое имя, 1 — другое расширение и один является точной копией.

Из измененного документа сверху удалена только одна точка. Малейшее изменение документа приведет к генерации совершенно другого хэш-кода.

Шаг 5: Визуализируйте дубликаты

Хешируя все свои данные и записывая их в индекс, вы можете быстро визуализировать и начать понимать количество дубликатов, имеющихся в вашей организации. Нередко обнаруживается, что более половины файлов в любом заданном наборе данных являются точными дубликатами.

Следующие шаги:

Узнайте, как найти похожие файлы на нашем рабочем столе видео Discovery — Функции и настройки

Расширенных статей:

Текущие клиенты Shinydocs: посетите нашу службу поддержки, чтобы получить доступ к полным руководствам по продуктам, статьям с практическими рекомендациями и устранению неполадок, сценариям использования и обучающим видео.

Статьи справочной службы по теме:

Как найти повторяющиеся файлы и удалить их на Mac

Хотя на большинстве компьютеров Mac есть приличный объем памяти, он не безграничен. Итак, вы должны хорошо понимать, что экономите. А дубликаты файлов — это пустая трата места. Но для поиска и удаления этих дубликатов требуется огромное терпение или приложение, которое найдет эти дубликаты за вас.

Продолжайте читать, и вы узнаете, как очистить свой Mac от дубликатов как с помощью приложения, так и вручную.Вы будете читать следующие методы:

• Приложение для поиска дубликатов файлов
• Команды терминала
• Умные папки в Finder

Почему мой Mac дублирует файлы?

Существует масса причин, по которым на ваш Mac могут загружаться повторяющиеся файлы. Возможно, вы несколько раз импортировали одни и те же фотографии со своей камеры и не осознавали этого. Или вы не смогли найти отправленный файл, поэтому просто скачали его повторно. Дубликаты — обычное дело при использовании компьютера, поэтому вам следует регулярно проверять и очищать свой Mac на предмет дублирования файлов.

Как найти повторяющиеся файлы на Mac

Со временем ваш Mac заполнится, и ему не хватит места для хранения. И, скорее всего, дубликаты, которые занимают приличный объем вашего ценного места. Конечно, вы можете попробовать отсортировать все свои файлы в поисках повторяющихся документов, фотографий и музыкальных файлов. Но если ваш жесткий диск уже заполнен, это означает, что вам нужно просмотреть много файлов. И вам понадобится очень много времени, чтобы просмотреть их один за другим.

1.Удалите повторяющиеся файлы с помощью Gemini 2

Существует множество инструментов для поиска дубликатов, но мы возьмем Gemini 2 в качестве примера, потому что мы на 100% уверены, что он работает. После того, как вы загрузили и установили Gemini 2, просто выполните следующие действия, чтобы просканировать все папки на вашем Mac:

1. Загрузите, установите и откройте Gemini 2.
2. Нажмите +> Выбрать папку клиента …
3. Затем выберите свой жесткий диск. Если вы не переименовали его, он называется Macintosh HD.
4. Щелкните Поиск дубликатов.

Когда сканирование завершится (что не займет много времени), у вас будет два варианта: «Проверить результаты» и «Умная очистка».

Smart Cleanup означает, что вы автоматически удалите все файлы, которые Gemini 2 считает дубликатами, а оригиналы останутся на месте. В то время как результаты обзора позволят вам делать именно то, что он предлагает. Вы сможете увидеть все свои файлы и выбрать те, которые хотите удалить.

Вот и все.Gemini 2 удалит повторяющиеся файлы в ваших фотографиях, загрузках, загрузках почты, iTunes и во всех других местах на вашем диске. На сегодняшний день это самый простой и быстрый способ найти и удалить все дубликаты на вашем Mac.

2. Найдите дубликаты файлов с помощью Терминала

Перед тем, как прыгнуть в Терминал головой вперед, вы должны сделать это, только если вам удобно и хорошо разбираться в Терминале. Это мощный инструмент, который может многое испортить, если вы не знаете, что делаете.Мы протестировали описанные ниже действия, и ничего плохого не произошло, но вы все равно должны быть осторожны и дважды проверять все, что вы вводите в командной строке.

Итак, вот как вы ищите повторяющиеся файлы с помощью Терминала:

1. В Finder выберите «Приложения»> «Утилиты»> «Терминал», чтобы открыть его.
2. Перейдите в папку, которую вы хотите просканировать, с помощью команды cd. Например, если вы хотите просканировать Загрузки, введите cd ~ / Downloads и нажмите Enter.
3. Скопируйте и вставьте эту команду:

find.-размер 20 \! -type d -exec cksum {} \; | сортировать | тройник /tmp/f.tmp | cut -f 1,2 -d ‘‘ | uniq -d | grep -hif - /tmp/f.tmp> duplicates.txt и нажмите Enter.

Это создаст текстовый файл в указанной вами папке со списком ваших дубликатов внутри. Но следует помнить о двух вещах:

• Эта команда терминала игнорирует множество дубликатов.
• Вам все равно нужно будет найти эти повторяющиеся файлы и просмотреть их, чтобы отделить копии от оригиналов.

Итак, эта команда больше похожа на хрустальный шар: она дает подсказки, но вам все равно придется идти и выполнять сортировку и удаление вручную. Это подводит нас к другому варианту, который сделает за вас немного больше работы.

Иногда файлы не помечаются как дубликаты, потому что их имена немного отличаются. Но у каждого файла есть так называемый хэш md5, который представляет собой уникальный идентификатор, который остается с файлом. Таким образом, даже если вы переместите или переименуете файл, его хэш md5 останется прежним.

Подобно команде терминала выше, вы можете создать список, который показывает тег md5 для проверки всех дубликатов в определенной папке. Следуйте инструкциям ниже, чтобы создать этот список.

1. Откройте Терминал из папки «Утилиты».
2. В этом примере мы просканируем папку «Документы». Введите в окно Терминала: ~ / Documents.
3. Скопируйте и вставьте этот код: find ./ -type f -exec md5 {} \; | awk -F '=' '{print $ 2 "\ t" $ 1}' | сортировать | тройник дубликат.txt , а затем нажмите Enter.
4. Затем откройте окно Finder и перейдите в папку «Документы».
5. Откройте файл Documents.txt.

Это сгенерирует список всех файлов в указанной вами папке, но вы, по крайней мере, сможете увидеть теги md5, чтобы узнать, какие файлы являются копиями друг друга.

3. Найдите дубликаты файлов на Mac с помощью смарт-папок

На самом деле дубликаты файлов могут находиться где угодно на жестком диске, что значительно усложняет их поиск.Но благодаря функции Smart Folders в Finder вы можете сузить область поиска на основе определенных критериев. Допустим, вы хотите выполнить поиск по всем документам на Mac, и выполните следующие действия:

1. В новом окне Finder щелкните Файл> Новая смарт-папка и убедитесь, что выбран этот Mac.
2. В правом верхнем углу нажмите +.
3. В первом раскрывающемся меню выберите «Тип», а во втором раскрывающемся списке выберите «Документы». Затем нажмите «Сохранить».
4. Появится всплывающее окно, позволяющее присвоить папке имя и выбрать место для сохранения смарт-папки.
5. Отсюда вы можете увидеть все свои документы. Щелкните, чтобы упорядочить файлы по имени, размеру или дате создания, чтобы помочь вам быстро обнаружить дубликаты.
6. Выберите файлы, которые хотите удалить.
7. Щелкните правой кнопкой мыши (или, удерживая нажатой клавишу «Command», щелкните), а затем щелкните «Переместить в корзину».

Как найти повторяющиеся файлы с помощью смарт-папок

Хотя использование смарт-папок намного быстрее, чем поиск дубликатов файлов на всем жестком диске, для этого все же требуется немного терпения.Ручной просмотр каждого файла по одному может занять некоторое время, даже после того, как вы сузили их.

4. Найдите повторяющиеся изображения в своей библиотеке фотографий

Вы перемещаете кучу новых фотографий на свой Mac, импортируете их в приложение «Фотографии» и начинаете их сортировать. Вы, вероятно, не знаете, что все эти фотографии теперь существуют в двух копиях: одна в исходной папке (скажем, Документы), а другая в Домашней странице> Изображения> Библиотека фотографий. Итак, лучше всего использовать функции импорта в iPhoto или Photos.

А как же найти эти повторяющиеся фотографии и избавиться от них? Зависит от того, насколько вы полагаетесь на фотографии при просмотре и организации своих фотографий. Если вам все равно приложение никогда не нравилось и у вас есть резервные копии всех фотографий в других папках, просто очистите библиотеку фотографий. Однако помните здесь две вещи:

• Удаляйте свои фото в Фото только тогда, когда вы на 100% уверены, что у вас есть их копии в другой папке.
• При удалении дубликатов файлов в Фото они не удаляются — просто перемещаются в папку «Недавно удаленные».Это означает, что они все еще занимают место для хранения. Так что не забудьте очистить и папку «Недавно удаленные».

Найти похожие фотографии в фотографиях

Если вы используете «Фото» для хранения и упорядочивания изображений, имейте в виду, что он отображает только файлы, хранящиеся в разделе «Домой»> «Изображения»> «Библиотека фотографий». Так что, если ваши фотографии дублируются, вам придется удалить копии, которые хранятся в другом месте. Вот как их найти:

1. В разделе «Фотографии» откройте вкладку «Фотографии», чтобы просмотреть все фотографии, отсортированные по дате.
2. В Finder откройте «Все мои файлы», чтобы просмотреть все фотографии сразу, а не в дюжине отдельных папок.
3. Отсортируйте файлы по дате создания, чтобы ваши фотографии в Finder отображались более или менее в том порядке, в котором они перечислены в фотографиях.
4. А теперь самое утомительное. Возьмите группу фотографий в разделе «Фотографии», созданных в один день, например, 17 апреля 2015 г. Перейдите в Finder, найдите раздел 2015 г. и найдите эту идентичную группу фотографий (они будут расположены вместе, поэтому вам просто нужно посмотреть внимательно).

Повторите шаг 4 для всех изображений в вашей библиотеке фотографий. Таким образом вы найдете и удалите дубликаты фотографий, которые хранятся в других местах, и сохраните только фотографии в своей библиотеке фотографий.

Совет:

Вы быстро увидите, сколько времени у вас займет поиск и удаление фотографий вручную. Но если вы использовали такое приложение, как Gemini 2, большую часть тяжелой работы оно может сделать за вас. Кроме того, вы можете просмотреть все дубликаты, найденные Близнецами, или просто удалить их все одним щелчком мыши.Самое приятное, что вы можете скачать Gemini 2 бесплатно и посмотреть, как это работает.

5. Как найти дубликаты в Mail Downloads

Вот типичный сценарий: коллега отправляет вам документ по электронной почте, а вы открываете вложение в Mail, чтобы просмотреть его. Вам понадобится этот файл, поэтому вы можете загрузить его на свой Mac для безопасного хранения. Никаких дубликатов, здесь не о чем говорить. Правильно?

Не совсем так. Видите ли, приложение Mail незаметно загрузило это вложение в тот момент, когда вы его открыли, и спрятало его в своей собственной папке загрузок. Итак, теперь у вас есть две копии одного и того же файла на вашем Mac.

Папку загрузок почты найти не так-то просто. Вы действительно должны знать, где искать, чтобы добраться до него. Для доступа к нему выполните следующие действия:

1. Открыть Finder.
2. В строке меню нажмите «Перейти»> «Перейти к папке»…
3. Введите этот адрес:

~ / Library / Containers / com.apple.mail / Data / Library / Mail Downloads и нажмите «Перейти».

Это откроет новое окно Finder, в котором находятся все ваши почтовые вложения.Хорошая новость в том, что сравнивать и сортировать нечего. Эти файлы загружаются автоматически, чтобы их можно было быстрее открыть в следующий раз, когда они вам понадобятся. Но все вложения по-прежнему хранятся на вашем почтовом сервере и могут быть повторно загружены в любое время. Это означает, что если вы ничего не пропустите, вы можете полностью очистить эту папку.

Как найти повторяющиеся файлы в определенных папках

Вы также можете использовать смарт-папки для поиска дубликатов в определенных папках. Это особенно полезно в тех случаях, когда у вас есть несколько папок в папке. Чтобы настроить смарт-папку, которая выполняет поиск в определенной папке:

1. Перейдите в папку, в которой нужно выполнить поиск в Finder, и нажмите «Файл»> «Новая смарт-папка».
2. В строке поиска вверху окна щелкните имя папки.
3. Щелкните + в правом верхнем углу.
4. Задайте другие критерии поиска и нажмите «Сохранить».
5. Затем назовите свою смарт-папку и выберите, где ее сохранить.
6. Организуйте файлы по имени, размеру или дате создания, чтобы вы могли видеть дубликаты.
7. Выберите файлы, которые хотите удалить, и перетащите их в корзину.

Как найти дубликаты файлов определенных типов

Поскольку вы устанавливаете критерии поиска для каждой смарт-папки, это означает, что вы можете искать файлы определенного типа или файлы определенного размера. Чтобы создать смарт-папку для определенного типа файла, например изображений, вы можете открыть новое окно Finder и выполнить следующие действия:

1. Щелкните Файл> Новая смарт-папка.
2. Затем в правом верхнем углу нажмите +.
3. В первом раскрывающемся меню выберите «Тип».
4. Выберите изображение во втором раскрывающемся списке.
5. Нажмите «Сохранить».
6. Затем дайте вашей смарт-папке имя и выберите, где вы хотите ее сохранить.
7. После сохранения вы можете выбрать повторяющиеся файлы, щелкнуть правой кнопкой мыши или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать «Переместить в корзину».

Как найти дубликаты по размеру файла

Если вы хотите искать файлы только по их размеру, что особенно полезно для избавления от более крупных дубликатов, выполните следующие действия:

1. Откройте окно Finder.
2. В правом верхнем углу нажмите +.
3. Щелкните первое раскрывающееся меню, чтобы выбрать размер файла. Если вы его не видите, нажмите «Другое»… и выполните поиск по размеру, чтобы добавить его в меню.
4. Задайте критерии размера файла.
5. Затем вы можете нажать «Сохранить», присвоить папке имя и выбрать место для сохранения.
6. После создания смарт-папки вы можете выбрать дубликаты, щелкнуть правой кнопкой мыши или щелкнуть с нажатой клавишей «Command», а затем щелкнуть «Переместить в корзину».

Хотя смарт-папки чрезвычайно полезны при поиске и удалении дубликатов на вашем Mac, они все равно требуют, чтобы вы выполняли большую часть этого вручную.Это оставляет место для ошибок, не говоря уже о том, сколько времени у вас уйдет на удаление файлов по одному.

Альтернативой удалению дубликатов вручную является использование приложения Gemini 2. Оно быстро сканирует весь жесткий диск или отдельные папки, предлагая дубликаты файлов для просмотра. Или вы даже можете использовать функцию Smart Cleanup, которая автоматически удалит дубликаты и оставит исходные файлы на их месте.

Надеюсь, эта статья поможет вам очистить ваш Mac и удалить скрытые дублирующиеся файлы, которые занимают все ваше место на диске.

Автоматическое определение повторяющихся счетов-фактур

Двойные записи и платежи действительно раздражают. К счастью, есть умные способы гарантировать, что дубликаты никогда не попадут в рабочий процесс обработки счетов.

Если документы записываются дважды в начале обработки счета-фактуры, это в конечном итоге может привести к дублированию бронирований и платежей. Этого можно избежать, интегрировав дублирующую проверку в рабочий процесс счета-фактуры. В зависимости от модулей, с помощью которых вы обрабатываете свои счета, DocuWare предлагает вам следующие варианты:

1.Автоиндекс и диспетчер задач

DocuWare Autoindex может идентифицировать повторяющиеся записи в вашем картотеке биллинга. Определите несколько полей индекса как код соответствия: поставщик и номер счета-фактуры хорошо подходят для этого. Автоиндекс постоянно проверяет поля, распознает чеки с идентичными записями и помечает их статусом «потенциальные дубликаты». Настройте это, используя внешнюю базу данных в качестве источника.

Автоматический поиск потенциальных дубликатов сохраняется в виде списка с помощью диспетчера задач DocuWare. Как только Autoindex обнаружит повторяющиеся квитанции, они появятся в области списка бухгалтерии и могут быть проверены до того, как произойдет новое бронирование или платеж.

В области списка отображается потенциальный дубликат.

2. Workflow Manager

Еще одним вариантом автоматического контроля дублирования является DocuWare Workflow Manager, который легко интегрируется в обработку счетов. Настройте рабочий процесс таким образом, чтобы на первом этапе после заполнения нового счета все остальные счета в архиве идентифицировались с одинаковыми значениями индекса в соответствующих полях (поставщик, номер счета, дата счета).

Если рабочий процесс обнаруживает совпадения, бухгалтерия получает предупреждение в своих задачах и может соответствующим образом отреагировать.

Возможный дубликат отображается при перекрестной проверке в бухгалтерии.

Вас интересует этот вариант использования? — Вот как это настроить.

Лучшее обнаружение дубликатов для систематических рецензентов: оценка модуля Systematic Review Assistant-Deduplication | Систематические обзоры

Наши результаты показали, что SRA-DM выявляет значительно больше повторяющихся цитат, чем EndNote, и имеет большую чувствительность [(84% против 51%), (90% против 63%), (84% против 73%), (84 против 64%)].Специфичность SRA-DM была 100% без ложных срабатываний, тогда как специфичность EndNote была несовершенной.

Потери в исследованиях возникают по нескольким методологическим, законодательным и отчетным причинам [19–22]. Другой формой потерь является неэффективный труд, отчасти из-за нестандартизированных деталей цитирования в библиографических базах данных, поверхностной проверки ошибок и отсутствия уникального идентификационного номера испытания для него и связанных с ним дополнительных множественных отчетов. Если бы эти проблемы были решены у источника, ручная проверка дубликатов отпала бы.Пока эти проблемы не будут решены, развертывание SRA-DM сэкономит ценное время специалистам по информации и рецензентам, выявляя в среднем еще 42,86% повторяющихся записей.

Несколько цитат были ошибочно определены как дубликаты с помощью автоматической дедупликации EndNote из-за того, что разные цитаты с одинаковыми авторами и заголовками опубликованы в других журналах или в материалах конференции. В недавнем исследовании Jiang [23] авторы также обнаружили, что EndNote по той же причине ошибочно назначил уникальные записи дубликатами.Вероятно, что в большинстве сценариев важной потери данных не произойдет; хотя иногда сообщаются дополнительные методологические данные или данные о результатах, и в идеале их необходимо сохранить для проверки. Недавнее исследование Qi [18] изучило содержание необнаруженных повторяющихся записей в EndNote и обнаружило, что ошибки часто возникают из-за отсутствия или неправильных данных в полях, особенно для записей, полученных из базы данных EMBASE. Это также повлияло на чувствительность SRA-DM, поскольку дубликаты не были обнаружены из-за отсутствия или неправильных или посторонних данных в полях.

На этапе обучения и развития четыре итерации SRA-DM достигли чувствительности в диапазоне от 68%, 75%, 84% и 96%, причем наиболее чувствительная (96%) была достигнута с компромиссом в специфичности (99,75%). ) с тремя ложными срабатываниями. В отношении систематических обзоров и отчетов об оценке технологий здравоохранения цель состоит в том, чтобы провести всесторонний поиск, чтобы убедиться, что все соответствующие испытания идентифицированы [24]; таким образом, потеря даже трех цитирований нежелательна. Поэтому предпочтение было отдано окончательному алгоритму (четвертая итерация) с более низкой чувствительностью (84%), но с идеальной (100%) специфичностью.Будущие разработки с SRA-DM могут включать два алгоритма, первый из которых использует 100% -ный алгоритм для автоматического удаления дубликатов и другой алгоритм с более высокой чувствительностью (хотя и с более низкой специфичностью) для идентификации оставшихся дубликатов для ручной проверки. Если бы эта стратегия была реализована в наборе респираторных данных с использованием четвертого и второго алгоритмов (таблица 3), только 91 из 1988 ссылок пришлось бы проверять вручную, и только 34 дубликата остались бы необнаруженными.

Несмотря на это значительное улучшение в SRA-DM, ни одно программное обеспечение в настоящее время не может обнаруживать все повторяющиеся записи, и идеальный незагроможденный набор данных остается неуловимым. Необнаруженные дубликаты в SRA-DM возникли из-за несоответствий, таких как отсутствие номеров страниц или слишком большое расхождение с именами авторов. Дубликаты также были пропущены из-за того, что платформа OVID MEDLINE вставила дополнительную постороннюю информацию в поле заголовка (например, [Обзор] [72 ссылки]), в то время как та же статья была получена из EMBASE или других платформ MEDLINE, отличных от OVID (т.е.е. PubMed, Web of Knowledge) сообщают только заголовок. Некоторые из этих проблем можно будет преодолеть в будущем с помощью методов связывания записей и пополнения цитирования, позволяющих заполнить пустые поля метаданными для увеличения скорости обнаружения.

Сильные и слабые стороны

Программа дедупликации была разработана для выявления повторяющихся цитат из биомедицинских баз данных и не тестировалась на других библиографических записях, таких как книги и правительственные отчеты, и поэтому может не работать так же хорошо с другими библиографиями.Однако программа дедупликации разрабатывалась итеративно для устранения проблем, связанных с ложными срабатываниями, и была протестирована на четырех разных наборах данных, которые включали комплексный поиск с использованием 14 различных баз данных, используемых специалистами по информации, и, следовательно, аналогичная эффективность должна быть достигнута и в других медицинских специальностях. Кроме того, точность SRA-DM была неизменно выше, чем у EndNote, и эти результаты, вероятно, могут быть обобщены для поиска в других биомедицинских базах данных из-за использования тех же типов записей и полей.Возможно, что некоторые дубликаты не были обнаружены в процессе ручного тестирования, хотя база данных проверялась дважды сначала по автору, а затем по названию, а дополнительная перекрестная проверка была выполнена путем ручного сравнения теста с автоматической дедупликацией EndNote и SRA-DM решения — таким образом сводя к минимуму возможность необнаруженных дубликатов.

В то время как мы сравнивали SRA-DM с типичной настройкой дедупликации EndNote по умолчанию, мы признаем, что некоторые специалисты по информации принимают дополнительные шаги при выполнении дедупликации в EndNote.Например, они могут использовать многоэтапный отбор или пытаться заменить неполные цитаты, обновив поля цитирования с помощью функции «Найти обновления ссылок» в EndNote. Однако многие исследователи и специалисты по информации не используют такие методы, и нашей целью было решить проблему дедупликации с помощью автоматического алгоритма и сравнить его с процессом дедупликации по умолчанию в EndNote.